Bank wiedzy:

Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika?

Poznań, dnia … marca 2009 roku



OPINIA PRAWNA
w sprawie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy

I. Podstawa zlecenia:

Opinia przygotowana w ramach prac wewnętrznych Kancelarii.

II. Cel opinii:

Przedstawienie zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz konsekwencji nieprowadzenia takiej ewidencji przez pracodawcę.

III. Podstawa prawna opinii:

1. Ustawa  z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy Dz.U. 1974.24.141 z  późn. zm. Dz.U. 1998.113.717, zm. Dz.U. 1996.24.110, zm. Dz.U. 1998.106.668, zm. Dz.U. 1999.99.1152, zm. Dz.U. 2000.19.239, zm. Dz.U. 2000.43.489, zm. Dz.U. 2000.107.1127, zm. Dz.U. 2000.120.1268, zm. Dz.U. 2001.28.301, zm. Dz.U. 2001.52.538, zm. Dz.U. 2001.99.1075, zm. Dz.U. 2001.128.1405, zm. Dz.U. 2001.154.1805, zm. Dz.U. 2001.11.84, zm. Dz.U. 2002.74.676, zm. Dz.U. 2001.111.1194, zm. Dz.U. 2002.196.1660, zm. Dz.U. 2002.135.1146, zm. Dz.U. 2001.123.1354, zm. Dz.U. 2002.135.1146, zm. Dz.U. 2002.199.1673, zm. Dz.U. 2002.200.1679, zm. Dz.U. 2003.166.1608, zm. Dz.U. 2003.213.2081, zm. Dz.U. 2001.128.1405, zm. Dz.U. 2002.135.1146, zm. Dz.U. 2003.213.2081, zm. Dz.U. 2004.96.959, zm. Dz.U. 2004.99.1001, zm. Dz.U. 2004.120.1252, zm. Dz.U. 2004.240.2407, zm. Dz.U. 2005.10.71, zm. Dz.U. 2005.68.610, zm. Dz.U. 2005.86.732, zm. Dz.U. 2005.167.1398,

2. Ustawa z dnia 9 lipca 2003 roku o zatrudnianiu pracowników tymczasowych Dz.U 2004.96.959, zm. Dz.U. 2007.89.589,

3. Ustawa z dnia 30 sierpnia 1991 roku o zakładach opieki zdrowotnej Dz.U. 1991.91.408, tekst jednolity Dz.U. 2007.14.89, zm. Dz.U. 2007.166.1172, zm. Dz.U. 2007.181.1290, zm. Dz.U. 2006.143.1032, zm. Dz.U.2007.176.1240, zm. Dz.U. 2006.191.1410, zm Dz.U. 2007.123.849, zm. Dz.U. 2008.171.1056, Dz.U. 2008.234.1570,

4. Ustawa z dnia 23 maja 1991 roku o pracy na morskich statkach handlowych Dz. U. 94.113.547, zm. Dz.U. 98.113.717,zm. Dz.U. 98.113.717, zm. Dz.U. 00.109.1156, zm. Dz.U. 02.240.2060, zm. Dz.U. 03.229.2277, zm. Dz.U. 04.96.959, zm. Dz.U. 07.21.125,

5. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców, Dz.U 2004.92, 879, zm. 2005.21.10,

6. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2003 roku w  sprawie postępowania z dokumentacją związaną z pracą kierowcy Dz. U. 2003.230.2303

7. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz.U. 1996.62.286,z pózn. zm. Dz.U. 2002.214.1812, zm. Dz.U. 2003.230.2293,

8. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 26 maja 2003 roku w  sprawie sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy, pracy w nocy oraz wypoczynku pracowników zatrudnionych na morskich statkach handlowych Dz.U 03.116.1098.

IV. Analiza merytoryczna:

1. Obowiązek i cel prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy jest jednym z podstawowych rodzajów dokumentacji, do prowadzenia której zobowiązany jest pracodawca.
Jest to jednocześnie jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Co do zasady obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracodawców (nawet pracodawcy zatrudniającego mniej niż 5 pracowników1), co wynika  wprost z art. 149 § 1 KP2.
Zasadniczym celem prowadzenia ewidencji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą. Należy również przyjąć, iż ewidencja czasu pracy służy ustaleniu przestrzegania przez pracodawcę przepisów o czasie pracy.
Ewidencjonowanie czasu pracy według części doktryny nie wymaga odnotowywania godzin przyjścia i wyjścia pracownika z pracy3. W doktrynie spotkać można  odmienne poglądy4.
Ustawodawca w zasadzie nie narzuca pracodawcy konkretnego wzoru karty ewidencji czasu pracy, istotne jest jedynie by zawierała ona informacje wymagane przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Pewien problem może stanowić literalna wykładnia terminu karta ewidencji czasu pracy co może sugerować, iż dokumentacja taka powinna przybrać postać papierowej. W  ocenie opiniującego dopuszczalne jest jednak prowadzenie ewidencji w  postaci elektronicznej, przy czym konieczne jest by istniała możliwość wykonania z niej stosownego wydruku. Tylko wówczas bowiem pracownik będzie miał realny dostęp do tych informacji.

2. Ogólne zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy

Problematyka szczegółowych zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy określona została w par. 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z pkt. 1 ww. przepisu pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym w szczególności:
- pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z  rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
- dyżury,
- urlopy,
- zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;
- w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w  ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Punktem odniesienia dla ww. danych powinno być wskazanie w ewidencji rodzaju, rozkładu i harmonogramu czasu pracy danego pracownika w poszczególnych dniach, tygodniach i okresach rozliczeniowych. Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w formie imiennej karty, przy czym w przepisach nie ma wskazanego określonego wzoru karty. Może być prowadzona w dowolnej formie, byleby tylko zawierała wszystkie niezbędne informacje, a w szczególności liczbę przepracowanych godzin.
Ewidencja winna być prowadzona na bieżąco przez cały okres zatrudnienia każdego pracownika. Zgodnie z poglądem doktryny prowadzenie innej ewidencji czasu pracy przez pracodawcę nie może zastąpić obowiązku prowadzenia karty ewidencji czasu pracy.
W przepisach nie ma wskazania co do osoby zobowiązanej do prowadzenia ewidencji. Należy przyjąć, iż obowiązek ten ciąży na pracodawcy i to on bądź upoważniony przez niego pracownik powinien wskazać osobę bądź osoby, do których obowiązków należy prowadzenie ewidencji czasu pracy5. W przypadku osób zatrudnionych na handlowych statkach morskich ewidencję czasu pracy, pracy w nocy oraz wypoczynku pracowników statków morskich prowadzi kapitan statku lub upoważniona przez niego osoba.

3. Udostępnienie karty ewidencji czasu pracy pracownikowi

Pracodawca, zgodnie z przepisem art. 149 § 1, zd. drugie KP, jest obowiązany udostępnić  kartę ewidencji czasu pracy pracownikowi na jego żądanie. Uprawnienie pracownika do żądania udostępnienia karty ewidencji czasu pracy służy umożliwieniu pracownikowi kontrolowania czy prowadzona przez pracodawcę ewidencja odpowiada rzeczywistemu stanowi rzeczy. Realizacji tego uprawnienia może służyć wprowadzenie w regulaminie pracy postanowienia, iż kartę ewidencji czasu pracy przedkłada się co miesiąc pracownikowi do potwierdzenia jej zgodności ze stanem faktycznym6.  W przypadku rozbieżności między prowadzoną ewidencją a rzeczywistym czasem pracy, pracownik może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli do Społecznej Inspekcji Pracy lub Państwowej Inspekcji Pracy bądź też do Sądu z odpowiednim roszczeniem.

4. Wyjątki i przepisy szczególne dotyczące obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Od ogólnie przewidzianej zasady obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy przewidziany został wyjątek. Zgodnie z przepisem 149 § 2 KP, pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Jednakże rezygnacja z ewidencjonowania "godzin pracy" nie oznacza całkowitej rezygnacji z prowadzenia ewidencji czasu pracy. W  stosunku do ww. pracowników ewidencja ograniczona jest (zgodnie z par. 8  pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w  sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika) do danych dotyczących urlopów, zwolnień od pracy, a  także usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę nie dotyczy tylko i  wyłącznie jego pracowników albowiem ustawodawca obowiązek ten w art. 14 ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 9 lipca 2003 roku o zatrudnianiu pracowników tymczasowych rozciąga również na pracowników tymczasowych.
Przewidziane w kodeksie pracy wyjątki od obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników nie mają zastosowania do pracodawcy zatrudniającego kierowców.
Taki pracodawca, zgodnie z przepisami ustawy o czasie pracy kierowców, obowiązany jest prowadzić ewidencję czasu pracy, niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy i sposobu wynagradzania za godziny nadliczbowe i za pracę. Ww. przepisy są przepisami szczególnymi i nie ma od nich wyjątków.
W przypadku lekarzy oraz innych posiadający wyższe wykształcenie pracowników wykonujących zawód medyczny, zatrudnionych w zakładzie opieki zdrowotnej (przeznaczonym dla osób, których stan zdrowia wymaga udzielania całodobowych świadczeń zdrowotnych) w ewidencji czasu pracy konieczne jest przechowywanie wszelkich informacji niezbędnych dla organów sprawujących nadzór i  kontroli nad przestrzeganiem prawa pracy (w zakresie związanym z  bezpieczeństwem lub zdrowiem pracowników)7.
Ustawodawca rozszerza również wymagania w zakresie ewidencji prowadzonej dla pracowników wykonujących pracę na morskich statkach handlowych. Zgodnie z  art. 57 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o pracy na morskich statkach handlowych na statku prowadzi się ewidencję czasu pracy, czasu pracy w nocy i czasu wypoczynku po pracy dla każdego pracownika. Ewidencję prowadzi się w języku polskim i angielskim. W tym wypadku zgodnie z rozporządzeniem Ministra infrastruktury z dnia 26 maja 2003 roku w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy, pracy w nocy oraz wypoczynku pracowników zatrudnionych na morskich statkach handlowych ewidencja czasu pracy, pracy w nocy oraz wypoczynku pracowników statków morskich jest prowadzona na formularzu, którego wzór jest określony w załączniku do rozporządzenia. Ewidencję prowadzi kapitan statku lub upoważniona przez niego osoba. Ewidencja jest przechowywana w siedzibie armatora przez okres trzech lat od dnia zakończenia podróży morskiej.

5. Skutki naruszenia obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy i przepisów o czasie pracy kierowców

Zgodnie z treścią art. 281 pkt. 6 KP kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników podlega karze grzywny. Przepis powyższy dotyczy także dokumentacji czasu pracy, a więc i jego ewidencji. Czyn powyższy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, a naliczona kara grzywny może wynosić nawet do 30.000 złotych.
W pewnych wypadkach brak prowadzenia ewidencji czasu pracy stanowić może nawet przestępstwo, dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca pomimo upomnienia go o obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy nie stosuje się do tego obowiązku.
Zgodnie art. 218.  § 1 kto, wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
W tym miejscu wskazać należy, iż pracodawca nieprowadzący ewidencji czasu pracy narazić się może na problemy natury dowodowej w przypadku wszczęcia przez pracownika postępowania o zapłatę wynagrodzenia za przepracowane nadgodziny. W orzeczeniu z dnia 4 października 2000 roku Sąd Najwyższy stwierdził kategorycznie, iż zaniedbania pracodawcy w  zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy powoduje, iż to pracodawca zobowiązany jest wykazywać że pracownik nie pracował w godzinach nadliczbowych8.  Orzeczenie powyższe jest bardzo stanowcze i  może budzić wątpliwości tym niemniej podobne zapatrywanie wyrażał Sąd Najwyższy w innych sprawach9.
Łagodniejsze stanowisko zaprezentował Sąd Najwyższy w orzeczeniu z dnia 23 listopada 2001, w  którym stwierdził, iż w razie sporu sądowego ciężar dowodu w zakresie wykonywanej pracy spoczywa tak na pracodawcy jak i na pracowniku.10  W sytuacji sporu sądowego Sądy mogą żądać przedłożenia od pracodawcy dokumentacji uwzględniającej pracę w godzinach nadliczbowych, a w  przypadku jej braku uzyskać stosowne wyjaśnienia, ze szczegółowym odniesieniem się do zgłaszanych roszczeń pracowników.

V. Wnioski opinii:

1. Każdy pracodawca, zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika.

2. Ewidencja powinna być prowadzona w formie imiennej karty i powinna zawierać informacje o liczbie godzin przepracowanych w  danym dniu.

3. Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy przez pracodawcę lub upoważnione przez niego osoby stanowi wykroczenie i  zagrożone jest karą grzywny.



Opinię tę wydałem z całą sumiennością i starannością, kierując się swoją najlepszą wiedzą.


/adwokat Tomasz Guzek/



Załączniki:
1. wzór karty ewidencji czasu pracy - wersja szczegółowa.
2. wzór kary ewidencji czasu pracy – wersja podstawowa.

Przypisy:
1 Elżbieta Szemplińska w: Komentarz do kodeksu pracy, Wydanie 4, Dom Wydawniczy ABC, 2005, s. 830
2 Art. 149 § 1 KP Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z  pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
3 Barbara Wagner, Arkadiusz Sobczyk. Kodeks Pracy. Komentarz. Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. Gdańsk 2008, str.655
4 Tadeusz M. Nycz, Ewidencja czasu pracy- część 3, www. prawo-pracy.pl
5 Elżbieta Szemplińska w: Komentarz do kodeksu pracy, Wydanie 4, Dom Wydawniczy ABC, 2005, s. 829
6 Elżbieta Szemplińska w: Komentarz do kodeksu pracy, Wydanie 4, Dom Wydawniczy ABC, 2005, s. 830
7 Ustawa z dnia 30 sierpnia 1991 roku o zakładach opieki zdrowotnej. Art. 32 ja ust.3 „pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać ewidencję czasu pracy pracowników, o których mowa w ust. 1, oraz udostępniać ją organom właściwym do sprawowania nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem prawa pracy, które mogą, z powodów związanych z  bezpieczeństwem lub zdrowiem pracowników, a także w celu zapewnienia właściwego poziomu udzielania świadczeń zdrowotnych, zakazać albo ograniczyć możliwość wydłużenia maksymalnego tygodniowego wymiaru czasu pracy”.
8 por. orzeczenie SN z dnia 4 października 2000 roku, I PKN 70/00, OSNAPiUS 2002, z. 10, poz. 231.
9 Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 sierpnia 1998 roku, I PKN 114/98 OSNAPiUS 1999, nr 17 poz. 551 oraz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4  października 2000 roku, I PKN 71/00, OSNAPiUS, nr 10, poz. 231 a także wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 listopada 2000 roku, I PKN 80/00, OSNAPiUS 2002, nr 11, poz. 264.
10 por. orzeczenie SN z dnia 23 listopada 2001 roku, I PKN 678/00, OSNPiUS 2003, z. 22, poz. 538.

 

 

Materiał archiwalny oparty o przepisy prawa obowiązujące w dniu jego sporządzenia. Adwokacka Spółka Partnerska Grzybkowski Guzek Jackowski nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystywane treści.