Omawiamy projekt ustawy regulujący szczegółowo zasady doręczania pism drogą elektroniczną pomiędzy podmiotami publicznymi, np. sądami, a podmiotami niepublicznymi.
Z takiej formy doręczania korespondencji będzie mógł skorzystać każdy: zarówno obywatel, jak i przedsiębiorca, którzy z dniem złożenia Deklaracji Cyfrowości (zapisanej w rejestrach państwowych) będą mogli wymagać od podmiotów sektora publicznego komunikacji w postaci elektronicznej.

Co to oznacza zarówno dla podmiotów będącymi osobami fizycznymi albo prawnymi?

Komunikacja elektroniczna będzie mogła być zainicjowana przez każdą ze stron, tzn. nie tylko podmiot publiczny będzie mógł przesyłać korespondencję do określonego podmiotu, ale również zarówno osoby fizyczne jak i osoby prawne będą mogły zainicjować sprawę w urzędzie.

Elektroniczne skrzynki podawcze, takiego podmiotu publicznego jak np. sąd, będą, zgodnie z projektem ustawy, wystawiać dowód otrzymania dokumentu elektronicznego automatycznie, natomiast elektroniczna skrzynka doręczeń dowód otrzymania dokumentu elektronicznego po jego odebraniu.

Niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, polegającej na przesyłaniu korespondencji drogą elektroniczną, będzie podlegać reklamacji przysługującej zarówno nadawcy jak i adresatowi.

Aby umożliwić komunikację podmiotów publicznych z osobami wykluczonymi cyfrowo, do zakresu projektu została włączona usługa pocztowej przesyłki hybrydowej. Dzięki tej usłudze podmiotom niegotowym na skorzystanie z elektronicznej formy realizacji korespondencji przesyłka hybrydowa pozostawi możliwość nadania i odbioru korespondencji w postaci przesyłek pocztowych przy zachowaniu cyfryzacji korespondencji w podmiotach publicznych. W praktyce będzie to oznaczać przekształcanie dokumentu elektronicznego nadanego przez podmiot publiczny w przesyłkę listową w celu doręczenia go do adresata oraz przekształceniu przesyłki listowej w dokument elektroniczny w celu doręczenia go do adresata będącego podmiotem publicznym. Będzie ona polegała na tym, że pismo w postaci papierowej kierowane od obywatela będzie digitalizowane, a pismo kierowane do obywatela będzie drukowane dopiero w ramach Poczty Polskiej. Dokonując powyższej usługi operator będzie miał obowiązek zapewnić ochronę tajemnicy korespondencji. 

Jeżeli przekształcenie przesyłki nie będzie możliwe z uwagi na brak elektronicznej skrzynki podawczej adresata albo awarię lub przerwy w działaniu systemu teleinformatycznego, przesyłka przesyłana będzie przez operatora jako przesyłka listowa.
Taka korespondencja będzie musiała być doręczona w czasie nie dłuższym niż 6 dni roboczych od dnia jej nadania.
Przekazywanie korespondencji drogą elektroniczną oraz za pomocą publicznej usługi hybrydowej będzie podlegać opłacie, a informacja zawierająca cennik oraz zmiany obowiązującego cennika będą podlegać ogłoszeniu w Biuletynie Informacji Publicznej.

DORĘCZANIE KORESPONDENCJI PODMIOTOM NIEPUBLICZNYM PRZEZ PODMIOTY PUBLICZNE

Podmioty publiczne będą doręczać korespondencję podmiotom niepublicznym na adres ich skrzynki, który został wpisany do bazy adresów elektronicznych, a w przypadku braku takiego wpisu - na adres skrzynki, z którego została nadana korespondencja. Jeżeli nie będzie możliwe ustalenie adresu skrzynki, korespondencja doręczona będzie przy użyciu publicznej usługi hybrydowej, opisanej powyżej.

WPIS DO BAZY ADRESÓW

Wpis do bazy adresów elektronicznych będzie następował z urzędu po uzyskaniu potwierdzenia, że podmioty, dla których skrzynka została utworzona, mają możliwość wysyłania i odbierania korespondencji za pomocą tej skrzynki. Podstawą wpisu do bazy adresów elektronicznych będą dane wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (każdy podmiot wpisany do Rejestru obowiązany będzie posiadać skrzynkę doręczeń). Przepisy będą wprowadzać domniemanie, że dane wpisane do bazy adresów elektronicznych są prawdziwe. Dane podlegające zmianie lub wykreśleniu nie będą usuwane z takiej bazy, będzie można odczytać ich treść, jednak będą one opatrzone wpisem „nieaktualne”.

Wykreślenie adresu skrzynki z bazy adresów elektronicznych będzie mogło nastąpić tylko w drodze decyzji administracyjnej, m.in. w sytuacji, kiedy nastąpiła likwidacja podmiotu posiadającego taki adres, bądź kiedy adres skrzynki określonego podmiotu wpisany został do bazy adresów elektronicznych niezgodnie z przepisami prawa.

Obecnie projekt ustawy zakłada, że ponowny wpis adresu skrzynki do bazy będzie mógł nastąpić po upływie 60 dni od dnia wykreślenia adresu skrzynki podmiotu z bazy adresów elektronicznych.

Aktualizacja danych podmiotów niepublicznych będzie mogła nastąpić na dwa sposoby:

a) poprzez złożenie wniosku do ministra właściwego do spraw informatyzacji – o ile utworzenie skrzynki również nastąpiło w wyniku złożenia wniosku,

b) automatycznie po otrzymaniu przez tego ministra danych z Krajowego Rejestru Sądowego albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – o ile utworzenie skrzynki nastąpiło automatycznie w wyniku otrzymania danych z tych rejestrów.

Niewątpliwie zaletą korzystania ze skrzynki doręczeń elektronicznych będzie możliwość wyszukiwania i wgląd do danych innych podmiotów niepublicznych. Zgodnie z założeniami omawianego projektu ustawy operator pocztowy świadczący powyższe usługi będzie zobowiązany do udostępniania elektronicznych skrzynek podawczych oraz elektronicznych skrzynek doręczeń.

JAKIE KROKI NALEŻY ZATEM PODJĄĆ, ABY MÓC SKORZYSTAĆ Z TAKICH USŁUG?

Korzystanie z publicznej usługi, polegającej na doręczaniu i odbieraniu korespondencji drogą elektroniczną, będzie wiązało się z koniecznością złożenia przez podmioty niepubliczne (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki wpisane do KRS-u) wniosku o utworzenie elektronicznej skrzynki doręczeń, wraz z kopią dokumentu potwierdzającego reprezentację lub kopię pełnomocnictwa do złożenia takiego wniosku. Wnioski spółek mających siedzibę w Unii Europejskiej lub krajach EOG lub Szwajcarii będą opatrywane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną podmiotu lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby fizycznej.

Podmiotom niepublicznym (spółkom, osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą) przysługiwać będzie uprawnienie do rezygnacji z powyższej usługi, przy jednoczesnej możliwości zachowania dotychczasowego adresu skrzynki.

Planowana ustawa wprowadzi szereg zmian w systemie doręczania przesyłek przez podmioty publiczne, w tym przez organy administracyjne, sądy, urzędy. Tym samym omawiany projekt ustawy spowoduje zmiany przepisów w postępowaniu administracyjnym, cywilnym i karnym oraz wielu innych ustawach.

W postepowaniu administracyjnym sprawy będzie można załatwiać nie tylko w tradycyjnej  formie papierowej, lecz także elektronicznej. Dzięki temu organ administracji publicznej będzie mógł doręczyć pisma na adres elektroniczny skrzynki doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych, bądź na adres kwalifikowanej skrzynki doręczeń (udostępnianą przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania w ramach kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego). Przewiduje się, że doręczenie będzie uznane za skuteczne, jeśli zostanie wystawiony dowód otrzymania (wystawiony przez skrzynkę doręczeń), po upływie 14 dni od dnia wystawienia dowodu wysłania.

Istotne jest także wyrażone w projekcie założenie, że podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) utrwalone w postaci elektronicznej trzeba będzie wnosić na adres elektronicznej skrzynki podawczej (skrzynkę doręczeń podmiotu publicznego udostępnianą przez operatora wyznaczonego). 

Postępowanie cywilne:

Możliwość wnoszenia pism procesowych drogą elektroniczną będzie wprowadzona także w postępowaniu cywilnym. Pierwsze pismo będzie można wnieść na adres elektronicznej skrzynki podawczej sądu i będzie musiało ono zawierać nie tylko adresy zamieszkania czy siedziby stron, lecz także m.in. adresy skrzynek wpisanych do bazy adresów elektronicznych. Wymóg oznaczenia adresu skrzynek będzie dotyczył także przedstawicieli ustawowych i pełnomocników stron, jeżeli wpisane zostały one uprzednio do bazy adresów elektronicznych. Omawiana ustawa wywoła także zmiany m.in. w ustawie – Prawo o adwokaturze oraz w ustawie o radcach prawnych, a ich przepisy będą nakładać zarówno na adwokatów jak również radców prawnych obowiązek posiadania adresu skrzynki doręczeń.

Pisma wychodzące od sądu będą doręczane drogą elektroniczną na adresy skrzynek wpisanych do bazy adresów elektronicznych, jak również na adresy kwalifikowanej skrzynki doręczeń za pomocą której wniesiono pismo. Brak możliwości doręczenia przez sąd pisma w powyższej postaci spowoduje, że pismo takie będzie doręczane stronom drogą tradycyjną (np. za pokwitowaniem, przez osoby zatrudnione w sądzie, komornika lub sądową służbę doręczeniową). Pismo uznawane będzie za doręczone w chwili wskazanej w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji.

Zmiany w postepowaniu cywilnym nie będą ograniczać się jednak wyłącznie do doręczeń pism. Wprowadzenie adresów skrzynek będzie odgrywało duże znaczenie przykładowo w odniesieniu do nakazu zapłaty. W obecnym stanie prawnym sąd z urzędu uchyla nakaz zapłaty, jeżeli doręczenie nakazu zapłaty nie może nastąpić dlatego, że pobyt pozwanego nie jest znany albo gdyby doręczenie mu nakazu nie mogło nastąpić w kraju. Planowana zmiana zakłada z kolei, że nakazu zapłaty nie będzie się uchylać, jeżeli nakaz zapłaty doręczony będzie na adres skrzynki wpisany do bazy adresów elektronicznych. Przepis jednak nie precyzuje, czy powyższe założenie będzie odnosić się także do sytuacji, kiedy nakaz doręczony zostanie pełnomocnikowi strony. Wydaje się jednak, że skoro projekt ustawy, a w przyszłości i sama ustawa, nakładać będzie na pełnomocników stron posiadanie adresu skrzynki, to należy przyjąć, że skutecznie doręczone będzie także pismo, które otrzyma pełnomocnik strony.

Obecnie nakaz zapłaty nie może być wydany przez sąd, jeśli m.in. miejsce pobytu pozwanego nie jest znane, albo gdyby doręczenie mu nakazu nie mogło nastąpić w kraju. Powyższy przepis ulegnie zmianie w tym zakresie, że sąd wyda nakaz zapłaty, jeżeli możliwe będzie doręczenie na adres skrzynki.

Zmiany nie ominą także procedury karnej. Wezwania, zawiadomienia oraz inne pisma, od których daty doręczenia biegną terminy, będą doręczane, w myśl projektu ustawy, na adres skrzynki wpisany do bazy adresów elektronicznych. Brak wpisu do bazy nie zablokuje jednak możliwości przesyłania pism drogą elektroniczną, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania wniosły pismo na elektroniczną skrzynkę podawczą sądu z wykorzystaniem kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczania elektronicznego. Doręczenie stronom pism nastąpi na adres kwalifikowanej skrzynki doręczeń, za pomocą której złożono podanie. Jeżeli doręczenia nie można dokonać w powyższy sposób, pismo przesłane zostanie za pomocą publicznej usługi hybrydowej, i pozostawione w najbliższej placówce pocztowej operatora pocztowego, a przesłane w inny sposób - w najbliższej jednostce Policji albo we właściwym urzędzie gminy.

Podobne założenia przyjęto w postepowaniu przed sądami administracyjnymi. Pisma w postępowaniu sądowym dla przedsiębiorców i wspólników spółek handlowych, wpisanych do rejestru sądowego będą doręczane na adres skrzynki, jeżeli został on podany w rejestrze, chyba że strona wskazała inny adres dla doręczeń.

Omówione powyżej założenia projektu ustawy o elektronizacji doręczeń stanowią jedynie przykład zmian, jakie nadejdą w chwili jej wejścia w życie, czyli - z pewnymi wyjątkami - w październiku 2020 roku. Przedstawione zagadnienia wprowadzą bowiem na szeroką skalę modyfikacje w wielu innych przepisach prawa, m.in. w prawie podatkowym, prawie bankowym, prawie upadłościowym, prawie zamówień publicznych i wielu innych.