1 stycznia 2019 roku weszły w życie przepisy ustawy z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, na mocy których możliwe stało się prowadzenie akt osobowych pracowników w formie elektronicznej, jak również dokonywanie zmiany sposobu prowadzenie dokumentacji pracowniczej z formy papierowej na elektroniczną i odwrotnie.

Zgodnie z nowymi przepisami skróceniu uległ też czas przechowywania akt osobowych pracowniczych, który od 1 stycznia 2019 roku wynosi 10 lat (w stosunku do pracowników, z którymi nawiązano stosunek pracy po ww. dacie).

Nowe przepisy umożliwiają też skrócenie okresu dotychczas przechowywanych akt osobowych pracowników, jednakże możliwe jest to po spełnieniu dodatkowych warunków, w szczególności - po złożeniu przez pracodawcę tzw. raportu informacyjnego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Jednocześnie wprowadzone zmiany nałożyły na pracodawców nowe obowiązki dotyczące m. in. informowania pracowników o okresie przechowywania akt osobowych oraz możliwości ich odbioru po zakończeniu trwania stosunku pracy.

Jednocześnie uchwalone zostało rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Akt ten zmienia dotychczasowe zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i wprowadza nowy podział akt osobowych na cztery części, w miejsce dotychczasowych trzech części. Jednocześnie przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia zawierają w swojej treści wytyczne umożliwiające prowadzenie akt osobowych pracowników w formie elektronicznej.

Przepisy rozporządzenia stosuje się do akt osobowych pracowników, których stosunek pracy zostanie nawiązany po 1 stycznia 2019 roku oraz do akt osobowych pracowników pozostających w stosunku pracy przed tym dniem (w odniesieniu do dokumentacji, która zostanie zgromadzona w ich aktach po 1 stycznia 2019 roku).

Jednocześnie przepisy rozporządzenia obligują pracodawców przechowywujących akta pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 roku do zastosowania w terminie 12 miesięcy do daty wejścia w życie przepisów rozporządzenia, warunków przechowywania dokumentacji wynikającej z przepisów rozporządzenia.

(opracował: Robert Rudnicki)